Ons draaiboek 'schoolfotografie' zorgt voor een rimpelloze samenwerking!
Afspraken vooraf:
De dag van de fotografie wordt ingepland en het foto- en servicepakket wordt met u overeengekomen. De school levert een Excel-bestand aan met de gegevens van de leerlingen: naam, klas en leerlingnummer. Enkele dagen voorafgaand aan de fotoshoot ontvangt de school per klas barcodekaartjes van elke leerling.
Dag(en) van de fotografie:
De fotograaf is voor aanvang van de lessen op school aanwezig. De fotograaf en de contactpersoon van uw school bepalen samen de locatie voor groeps- en portretfoto's.Voor individuele foto's gaat de voorkeur uit naar een lokaal, maar de centrale hal of aula kan ook. Indien het weer het toelaat, worden groepsfoto's buiten gemaakt. Als vuistregel wordt per locatie en per 300 leerlingen één fotograaf ingezet.
De barcodekaartjes worden vlak voordat de foto wordt opgenomen door de leerkracht aan de leerling gegeven. De fotograaf scant de barcodekaartjes, waardoor de foto direct gekoppeld wordt aan de leerlinggegevens.
Aan het einde van de dag kan de fotograaf indien gewenst alle foto's met gekoppelde data op een usb-stick van de school zetten, ten behoeve van de schooladministratie.
Het verdere service traject:
De foto's worden binnen 10 tot 15 werkdagen afgedrukt en gegroepeerd per klas naar school verzonden. Dit gebeurt in de zogenaamde fotobak, een afgesloten grijze bak met een sleuf. De foto's zijn verpakt in doorzichtige plastic zakjes en voorzien van een informatie-formulier met daarop de naam en klas van de leerling en worden na ontvangst door de school klassikaal uitgedeeld. De grijze fotobak wordt op een centrale plek op school geplaatst. Ouders die de foto's kopen, kunnen met het informatie-formulier inloggen, online betalen en eventueel nabestellen. De kinderen hoeven dus niet met geld over straat te lopen, tenzij de schoolleiding expliciet om contante betaling heeft gevraagd.
Foto's die niet worden afgenomen, dienen gedeponeerd te worden in de grijze fotobak. Na enkele weken wordt de fotobak door ons opgehaald. De school heeft dus geen werk aan de financiële en administratieve afhandeling !
Evaluatie:
Circa twee maanden na de fotografie is er contact om verbeterpunten en wensen voor de toekomst te bespreken.